Wer ein Wissensaudit plant, greift fast automatisch zum Dokumentenbestand: Laufwerke sichten, Ordner durchgehen, eine Liste der Handbücher erstellen. Der Reflex ist verständlich — er führt trotzdem an der Sache vorbei.
Angebot und Nachfrage laufen auseinander
Der Dokumentenbestand beschreibt, was ein Betrieb an Wissen anbietet. Die Fragen, die Mitarbeiter im Alltag stellen, beschreiben, was tatsächlich nachgefragt wird. Zwischen beiden klafft in aller Regel eine Lücke — und zwar in beide Richtungen.
Es existieren umfangreiche Unterlagen, nach denen nie jemand fragt. Und es werden täglich Fragen gestellt, für die es keine Unterlage gibt. Wer bei der Angebotsseite anfängt, indexiert am Ende viel und beantwortet wenig.
Was eine Fragensammlung praktisch bedeutet
Der Aufwand ist geringer als der Reflex vermuten lässt. Es braucht kein Formular und keine Kategorien — nur eine Erfassung über einen festgelegten Zeitraum:
Minimales Vorgehen
Quellen festlegen
Wo tauchen Fragen ohnehin schon in schriftlicher Form auf? Ticketsysteme, Notizen aus der Schichtübergabe und Chatverläufe sind die naheliegenden Kandidaten. Was mündlich läuft, braucht eine einfache Liste zum Eintragen.
Rohform festhalten
Die gestellte Frage notieren, nicht die kategorisierte. Das ist der Punkt, an dem eine Erfassung nützlich oder wertlos wird — dazu unten mehr.
Antwortweg mitnotieren
Wer oder was hat geantwortet: ein Dokument, ein System, eine bestimmte Person — oder niemand. Daraus entsteht die Landkarte, die das eigentliche Ergebnis der Phase ist.
Dauer mitmessen
Wie lange von Frage bis brauchbarer Antwort. Dieser Wert lässt sich später nicht rekonstruieren — und ohne ihn gibt es keinen Vergleichsmaßstab.
Die Rohform ist der entscheidende Punkt
„Warum läuft Linie 3 bei dem neuen Material schlechter?” ist eine andere Information als die kategorisierte Variante „Materialverhalten”. Die erste Frage kann man einem System stellen und prüfen, ob eine brauchbare Antwort herauskommt. Die zweite ist eine Überschrift und taugt weder als Testfall noch als Anforderung.
Wer beim Erfassen schon sortiert, verliert genau das, was später den Testdatensatz ergibt.
Zwei Muster, die dabei sichtbar werden
Fragen nach Begründungen sind seltener dokumentiert als Fragen nach Anweisungen. Wie etwas einzustellen ist, steht meist irgendwo. Warum es so eingestellt ist, selten. Genau diese Begründungen sind aber der Teil, der mit erfahrenen Mitarbeitern verloren geht.
Menschen fragen bevorzugt Menschen, auch wenn eine Dokumentation existiert. Der Grund ist weniger Bequemlichkeit als Unsicherheit: Bei einem Kollegen weiß man, ob die Auskunft aktuell ist. Bei einem Dokument im Laufwerk weiß man es nicht.
Das hat eine direkte Konsequenz für den späteren Aufbau: Ein System, das Antworten ohne nachprüfbaren Stand liefert, tritt gegen genau diese Unsicherheit an — und verliert. Quellenangabe mit Dokumentstand ist deshalb keine Kür, sondern die Voraussetzung dafür, dass das System überhaupt benutzt wird.
Wie lange erfassen?
Zwei Wochen reichen, um die häufigsten Fragetypen zu sehen. Sie reichen nicht, um saisonale Muster zu erfassen — Fragen rund um Wartungsfenster, Inventur oder Jahresabschluss tauchen in einem so kurzen Fenster schlicht nicht auf. Vier bis sechs Wochen sind die ehrlichere Spanne, wenn der Pilotbereich später über einen Jahreszyklus tragen soll.
Was daraus folgt
Die Fragensammlung ist der Input für den nächsten Schritt: die Antwortwege zurückverfolgen und daraus ableiten, welche Wissensbereiche an einzelnen Personen hängen. Das Vorgehen dazu steht im Konzeptartikel Wissensaudit: Wie man herausfindet, welches Wissen wirklich kritisch ist.
Geschrieben von
Christian Ohle
KI-Entwickler & Online-Marketer · seit 2005 im Web
Seit 2005 mit dem Web: Online-Marketing, Coding, lokale KI. Schreibt hier über Unternehmens-KI, Wissensmanagement, RAG, KI-Agenten und Automatisierung — alles selbst gebaut und getestet, inklusive der Setups, die nicht funktioniert haben.
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